ارتباط موثر چیست و چگونه برقرار می‌شود؟

برقراری ارتباط موثر یکی از اصلی‌ترین ارکان زندگی اجتماعی است. آیا شما با اصول ارتباط موثر آشنایی دارید؟ این نکات به شما کمک می کند تا از هرگونه سوء تفاهم جلوگیری کرده و روابط کاری و شخصی خود را بهبود ببخشید.

ارتباط موثر چیست؟

ارتباط موثر چیزی فراتر از تبادل اطلاعات و در مورد درک احساسات و اهداف موجود در اطلاعات است. به این ترتیب در ارتباط موثر علاوه بر اینکه پیامی را به طور واضح منتقل می­‌کنید، باید به گونه ای گوش فرا دهید که معنای کامل گفته ها را بدست آورید و باعث شوید شخص مقابل احساس شنیده شدن و درک شدن کند.

به نظر می رسد ارتباط موثر باید یک امر غریزی باشد. اما اغلب اوقات وقتی می خواهیم با دیگران ارتباط برقرار کنیم، به بی‌راهه می رویم. ما یک چیز می گوییم، شخص دیگر چیز دیگری می شنود و سوء تفاهم، ناامیدی و درگیری ایجاد می‌شود. این امر می تواند در خانه، مدرسه و روابط کاری مشکل آفرین باشد.

برای بسیاری از ما برقراری یک ارتباط موثر نیاز به یادگیری برخی مهارت های مهم دارد. اگر در تلاش برای بهبود ارتباط با همسر، فرزندان، رئیس یا همکاران خود هستید، یادگیری این مهارت ها می تواند ارتباط شما با دیگران را تعمیق بخشد. این ارتباط همچنین اعتماد و احترام بیشتری ایجاد می‌کند. همچنین انجام کارهای گروهی، حل مشکلات و سلامت کلی اجتماعی و عاطفی شما را بهبود بخشد.

بیشتر بدانید: راهکارهای مقابله با شکست عشقی

چه چیزی مانع برقراری ارتباط موثر می شود؟

۱) استرس و احساسات خارج از کنترل

هنگامی که استرس دارید یا از نظر احساسی بیش از حد تحت فشار قرار می گیرید، به احتمال زیاد صحبت دیگران را بد تعبیر خواهید کرد. سیگنال‌های غیرکلامی گیج کننده یا مبهم ارسال می کنید و به شکل ناخودآگاه الگوهای رفتاری ناسازگار خواهید داشت. برای جلوگیری از درگیری و سوء تفاهم، باید یاد بگیرید که چگونه قبل از ادامه مکالمه به سرعت آرامش خود را به دست آورید.

۲) عدم تمرکز

هنگامی که چند وظیفه را باهم انجام می دهید نمی توانید ارتباط موثر برقرار کنید. اگر تلفن خود را چک می کنید، برنامه بعدی خود را تنظیم می‌­کنید یا رویاپردازی می کنید، مطمئناً در مکالمه نشانه های غیرکلامی را از دست خواهید داد. برای برقراری ارتباط موثر باید از حواس پرتی جلوگیری کرده و تمرکز خود را حفظ کنید.

۳) زبان بدن متناقض

ارتباطات غیر کلامی باید گفته ها را تقویت کند، نه اینکه با آنها مغایرت داشته باشد. اگر یک چیز بگویید، اما زبان بدن شما چیز دیگری بگوید، شنونده احتمالاً احساس می کند که شما صادق نیستید. به عنوان مثال، ممکن است در حالی که سرتان را به نشانه نه تکان می دهید “بله” بگویید.

۴) زبان بدن منفی

اگر با گفته های شخصی موافق نیستید یا آن را دوست ندارید، می­‌توانید از زبان بدن منفی استفاده کنید تا پیام شخص مقابل را رد کنید. مثلا رو هم قراردادن بازوها، جلوگیری از تماس چشمی یا تکان دادن پاها.

لازم نیست با موارد گفته شده موافقت کنید یا حتی آنها را بپسندید، اما برای برقراری یک ارتباط موثر و اجتناب از قرار دادن شخص مقابل در حالت دفاعی، مهم است که از ارسال سیگنال های منفی خودداری کنید.

مهارت ارتباط موثر ۱: شنونده مشتاق باشید

هنگام برقراری ارتباط با دیگران، ما غالباً بر آنچه باید بگوییم متمرکز می شویم. با این حال، ارتباط موثر کمتر به صحبت و بیشتر به گوش دادن بستگی دارد. خوب گوش دادن نه تنها به معنای درک کلمات یا اطلاعات منتقل شده است، بلکه درک احساساتی است که گوینده سعی در انتقال آن دارد.

تفاوت زیادی بین شنیدن مشتاقانه و به سادگی شنیدن وجود دارد. وقتی واقعاً گوش می کنید یا وقتی آنچه گفته می شود را می­‌فهمید، صدای واضحی را می شنوید که به شما می گوید حس آن شخص چیست و سعی در انتقال چه احساساتی دارد.

وقتی شنونده مشتاقی باشید، نه تنها شخص مقابل را بهتر درک می کنید، بلکه به او احساس شنیده شدن و درک شدن خواهید داد. این امر می تواند به ایجاد یک ارتباط قوی و عمیق بین شما کمک کند.

با برقراری ارتباط از این طریق، روندی را تجربه خواهید کرد که استرس را کاهش می دهد و از سلامت جسمی و عاطفی پشتیبانی می کند. به عنوان مثال اگر شخصی که با او صحبت می کنید آرام باشد، گوش دادن مشتاقانه کمک می کند تا شما را آرام کند. اما اگر فرد عصبانی باشد، می توانید با گوش دادن با توجه و ایجاد حس درک شدن در او، به آرامش وی کمک کنید.

اگر هدف شما درک و ارتباط کامل با شخص مقابل باشد، گوش دادن به روش مشتاقانه اغلب به صورت طبیعی انجام می شود. اگر این گونه نیست، نکات زیر را امتحان کنید. هر چه بیشتر آنها را تمرین کنید، تعاملات شما با دیگران رضایت بخش و پاداش آور خواهد بود. برای تقویت این مهارت می‌توانید از راهنمایی‎های مشاور یا متخصص نیز بهره بگیرید.

بیشتر بدانید: نشانه های فرسودگی شغلی

نکاتی برای تبدیل شدن به یک شنونده مشتاق

به طور کامل بر روی فردی که صحبت می­‌کند تمرکز کنید. اگر دائماً تلفن خود را چک کنید یا به چیز دیگری فکر کنید، نمی توانید به صورت درستی به او گوش فرا دهید. شما باید لحظه به لحظه در این تجربه تمرکز داشته باشید تا در مکالمه تفاوت های ظریف و نشانه های مهم غیرکلامی را انتخاب کنید.

اگر تمرکز روی برخی از صحبت ها برای شما دشوار است، سعی کنید کلمات را در ذهن خود تکرار کنید. این کار پیام آنها را تقویت می کند و به شما کمک می کند تا تمرکز خود را حفظ کنید.

ترجیحا با گوش راست خود گوش دهید. عجیب و غریب به نظر می رسد، اما سمت چپ مغز حاوی مراکز پردازش اولیه برای درک گفتار و احساسات است. از آنجا که سمت چپ مغز به سمت راست بدن متصل است، گوش دادن با گوش راست می تواند به شما کمک کند تفاوت های احساسی گفته‌های شخص را بهتر تشخیص دهید.

از قطع کردن صحبت فرد یا تلاش برای هدایت مکالمه به نگرانی های خودتان با گفتن جملاتی مانند: “اگر فکر می کنید این اتفاق بد است، بگذارید به شما بگویم چه اتفاقی برای من افتاده است!” خودداری کنید.

گوش دادن به معنای انتظار کشیدن برای صحبت کردن خودتان نیست. اگر آنچه را که قرار است بعداً تعریف کنید، در ذهن خود مرور کنید هرگز نمی توانید بر روی آنچه که شخص می گوید تمرکز کنید. اغلب اوقات، گوینده می تواند حالات چهره شما را بخواند و متوجه شود که ذهن شما جای دیگری است.

علاقه خود را به آنچه گفته می شود نشان دهید. گاهی اوقات سر تکان دهید، به آن شخص لبخند بزنید. همچنین اطمینان حاصل کنید که وضعیت بدن شما پذیرا و مجذوب صحبت است. با اظهار نظرهای کلامی کوچک مانند “بله” یا “اوه”سخنران را تشویق کنید تا به صحبت ادامه دهد.

سعی کنید قضاوت را کنار بگذارید. برای برقراری ارتباط موثر با کسی، لازم نیست او را دوست داشته باشید یا با عقاید، ارزش ها یا نظرات وی موافقت کنید. با این حال، لازم است قضاوت را کنار بگذارید و از سرزنش و انتقاد خودداری کنید تا کاملا وی را درک کنید. دشوارترین ارتباط هم، اگر با موفقیت انجام شود، اغلب می تواند منجر به شکل گیری یک ارتباط غیرممکن با کسی شود.

بازخورد بدهید. اگر به نظر می رسد ارتباط قطع شده است، آنچه را که گفته شده به زبان خودتان بازگویی کنید. جملاتی همچون “چیزی که من شنیدم…” ، یا “به نظر می رسد شما می گویید…” روش های عالی برای بازخورد دادن هستند.

هر لفظی که گوینده ذکر کرده را به سادگی تکرار نکنید. زیرا فاقد صداقت یا غیر هوشمند به نظر خواهید رسید. در عوض، معنای کلمات گوینده را بیان کنید. برای روشن شدن نکات خاص سوال کنید: “منظورت از اینکه میگویی … چیست” یا “منظورت این است؟”

احساسات پشت کلمات را بشنوید

این فرکانس های بالاتر گفتار انسان است که احساسات را منتقل می کند. با تمرین دادن عضلات ریز گوش میانی می توانید با این فرکانس ها سازگارتر شوید. بنابراین بهتر می توانید آنچه دیگران واقعاً می گویند را درک کنید.

این کار را می توانید با آواز خواندن، نواختن ساز بادی یا گوش دادن به انواع خاصی از موسیقی با فرکانس بالا انجام دهید.

مهارت برقراری ارتباط موثر ۲: به سیگنال های غیرکلامی توجه کنید

نوع نگاه کردن، گوش دادن، حرکت کردن و عکس العمل شما نسبت به شخص دیگر، بیشتر از کلمات در مورد احساس شما به او اطلاعات می‌­دهد. ارتباط غیر کلامی یا زبان بدن، شامل حالات صورت، حرکات بدن، تماس چشمی، لحن، تن صدا و حتی فشار عضلانی و تنفس می­‌شود.

ایجاد توانایی درک و استفاده از ارتباطات غیرکلامی می تواند به شما کمک کند با دیگران ارتباط برقرار کنید. منظور خود را بیان کنید، در موقعیت های چالش برانگیز موقعیت خود را مشخص کنید و روابط بهتری در خانه و محل کار داشته باشید.

• می توانید با استفاده از زبان بدن باز، بازوهای باز، ایستادن یا نشستن روی لبه صندلی با حالت باز و برقراری ارتباط چشمی با شخصی که با او صحبت می کنید، ارتباط موثر را تقویت کنید.
• شما همچنین می توانید از زبان بدن برای تأکید یا تقویت پیام کلامی خود استفاده کنید. برای مثال به دوست خود ضربه بزنید و از موفقیت او تعریف کنید، یا مشت های خود را گره کنید تا بر پیام خود تاکید کنید.

نحوه بهبود بخشی به تفسیر ارتباطات غیرکلامی

از تفاوت‌های فردی آگاه باشید. افراد از کشورها و فرهنگ های مختلف تمایل به استفاده از ارتباطات غیر کلامی مختلفی دارند. بنابراین مهم است که هنگام تفسیر سیگنال های زبان بدن، سن، فرهنگ، دین، ​​جنسیت، و حالت عاطفی او را در نظر بگیرید. به عنوان مثال یک نوجوان آمریکایی، یک بیوه داغدار و یک تاجر آسیایی احتمالاً به طور متفاوتی از سیگنال های غیرکلامی استفاده می کنند.

به سیگنالهای ارتباط غیرکلامی به صورت گروهی نگاه کنید. یک حالت بدن یا نشانه غیر کلامی منفرد را بارها تفسیر نکنید. تمام سیگنالهای غیرکلامی را که دریافت می کنید، از تماس چشمی گرفته تا لحن صدا تا زبان بدن را باهم در نظر بگیرید.

هر کسی می تواند گاه گاهی بلغزد و اجازه دهد تماس چشمی از بین برود. یا به طور ناگهانی دستهایش را در هم گره کند بدون اینکه معنی خاصی داشته باشد. در مجموع همه سیگنال ها را به عنوان یک “تفسیر” بهتر در مورد یک فرد در نظر بگیرید.

نحوه بهبود بخشی به ارائه ارتباطات غیرکلامی

از سیگنال‌های غیرکلامی متناسب و در راستای کلمات خود استفاده کنید. اگر یک چیز بگویید، اما زبان بدن شما چیز دیگری بگوید، شنونده شما احساس گیجی می کند یا به صداقت شما شک می کند. به عنوان مثال، نشستن با دستان صلیبی شکل و تکان دادن سر، با گفته هایی که موافقت شما با موضوع را اعلام می­‌کند مطابقت ندارد.

سیگنال های غیرکلامی خود را متناسب با شرایط تنظیم کنید. به عنوان مثال لحن صدای شما هنگام مخاطب قرار دادن یک کودک باید متفاوت از زمانی باشد که گروه بزرگسالان را خطاب می کنید. به همین ترتیب، وضعیت احساسی و زمینه فرهنگی فردی را که با او تعامل دارید در نظر بگیرید.

از زبان بدن منفی خودداری کنید. در عوض، از زبان بدن برای انتقال احساسات مثبت استفاده کنید. حتی وقتی در واقع احساس مثبتی را تجربه نمی کنید. اگر از موقعیتی عصبی هستید، می توانید از زبان بدن مثبت برای نشان دادن اعتماد به نفس استفاده کنید.

حتی اگر احساس اعتناد به نفس نمی کنید. به جای اینکه با سر پایین به اتاق وارد شوید، چشمانتان را بدزدید و روی صندلی ها بلغزانید. سعی کنید سرتان را بالا بگیرید و شانه ها را عقب بدهید، لبخند بزنید و تماس چشمی را حفظ کنید و محکم دست بدهید. این کار باعث می شود اعتماد به نفس بیشتری داشته باشید و به آرامش طرف مقابل کمک کنید.

مهارت ارتباط موثر ۳: استرس را تحت کنترل نگه دارید

تاکنون چند بار در طی اختلاف با همسر، بچه ها، رئیس، دوستان یا همکاران خود احساس استرس کرده اید و سپس چیزی را گفته اید یا انجام داده اید که بعدا از آن پشیمان شدید؟

اگر بتوانید استرس خود را به سرعت از بین ببرید و به حالت آرام برگردید، نه تنها از چنین پشیمانی هایی جلوگیری می­‌شود، بلکه در بسیاری از موارد به آرامش طرف مقابل نیز کمک می کنید. فقط در صورتی که در شرایط آرامش به سر می برید، می توانید بفهمید که آیا وضعیت به پاسخ نیاز دارد یا سیگنال های طرف مقابل نشان می دهد بهتر است سکوت کنید.

به عنوان مثال، در شرایطی مانند مصاحبه شغلی، ارائه یک مطلب، قرار ملاقات پر تنش، یا معرفی شدن به خانواده عشق خود، مهم است که احساسات خود را مدیریت کنید، به درستی فکر کنید و با حفظ آرامش خود تحت فشار به صورت کارآمدی ارتباط برقرار کنید.

از تاکتیک های جلوگیری کننده از حرکت استفاده کنید تا به خودتان فرصت فکر کردن بدهید. قبل از پاسخ دادن درخواست کنید سوال را تکرار کنند یا در مورد آن بیشتر توضیح دهند.

برای جمع آوری افکار خود مکث کنید. سکوت لزوماً چیز بدی نیست. مکث کردن می تواند کنترل شما را بیش از عجله در پاسخ نشان دهد.

یک نکته را بیان کنید و مثال یا اطلاعات پشتیبانی کننده ارائه دهید. اگر پاسخ شما بیش از حد طولانی است یا در مورد تعدادی از نکات تردید دارید، ممکن است شنونده علاقه خود را از دست بدهد. یک نکته را با یک مثال دنبال کنید و سپس واکنش شنونده را بسنجید تا ببینید که آیا لازم است نکته دوم را بیان کنید.

سخنان خود را به وضوح ارائه دهید. در بسیاری از موارد، نحوه بیان کردن چیزی می تواند به اندازه گفته های شما مهم باشد. واضح صحبت کنید، تن صدای یکنواخت خود را حفظ کنید و تماس چشمی برقرار کنید. زبان بدن خود را آرام و باز نگه دارید.

با یک خلاصه بحث را به پایان برسانید. پاسخ خود را خلاصه کنید و سپس صحبت را متوقف کنید، حتی اگر این کار باعث سکوت حضار در اتاق شود. لازم نیست سکوت را با ادامه دادن صحبت خود پر کنید.

تسکین سریع استرس برای برقراری ارتباط موثر

هنگامی که مکالمه شروع به گرم شدن می کند، شما به چیزی سریع نیاز دارید تا شدت احساسات خود را کاهش دهید. با یادگیری کاهش سریع استرس در لحظه، می توانید با خیال راحت احساسات قوی را که تجربه می کنید کنترل کنید، احساسات خود را تنظیم کنید و رفتار مناسبی داشته باشید.

وقتی دچار استرس می شوید آن را تشخیص دهید. اگر هنگام برقراری ارتباط استرس دارید، بدنتان به شما اطلاع می دهد. آیا عضلات یا معده شما منقبض است؟ آیا دستان شما گره خورده است؟ آیا نفستان تنگ است؟ آیا نفس کشیدن را “فراموش می کنید”؟

قبل از تصمیم به ادامه مکالمه یا به تعویق انداختن آن، لحظه ای آرام باشید.سپس حواس خود را جمع کنید تا نجات پیدا کنید. بهترین راه برای تسکین سریع و مطمئن استرس از طریق حواس بینایی، شنوایی، لامسه، چشایی، بویایی یا حرکت کردن است.

به عنوان مثال، شما می توانید یک شکلات نعناع فلفلی را در دهان خود قرار دهید، یک گلوله ضد استرس را در جیب خود فشار دهید، چند نفس عمیق بکشید، عضلات خود را منقبض و منبسط کنید، یا به راحتی یک تصویر آرام و پر از احساس را به یاد بیاورید.

هر شخص به ورودی های حسی به شکل متفاوتی پاسخ می دهد، بنابراین شما باید مکانیزم کنار آمدن با استرسی را پیدا کنید که برای شما تسکین دهنده باشد.

در این موقعیت به دنبال حس شوخ طبعی باشید. در صورت استفاده مناسب، شوخ طبعی راهی عالی برای از بین بردن استرس هنگام برقراری ارتباط است. هنگامی که شما یا اطرافیانتان شروع به جدی گرفتن مسائل کرده اید، با به اشتراک گذاشتن یک شوخی یا یک داستان سرگرم کننده راهی برای تلطیف فضا پیدا کنید.

مایل به مصالحه باشید. گاهی اوقات اگر هر دو بتوانید کمی کوتاه بیایید، می توانید یک راه حد واسط و مناسب پیدا کنید که سطح استرس را برای همه افراد کاهش دهد. اگر فهمیدید که طرف مقابل شما بیش از شما به یک مسئله اهمیت می دهد، ممکن است سازش برای شما آسان تر و به منزله سرمایه گذاری خوبی برای آینده رابطه باشد.

بپذیرید که در صورت لزوم با هم مخالفت کنید و فرصت بدهید تا همه آرام شوند. در صورت امکان به بیرون بروید و یا چند دقیقه را به مراقبه اختصاص دهید. حرکت بدنی یا یافتن مکانی آرام برای بازیابی تعادل می تواند به سرعت استرس را کاهش دهد.

مهارت ارتباط موثر ۴: خودتان را مطرح کنید

بیان کردن مستقیم و قاطعانه ارتباط واضحی ایجاد می کند و می تواند به افزایش عزت نفس و مهارت های تصمیم گیری کمک کند. ابراز وجود به معنای بیان افکار، احساسات و نیازهای خود به روشی باز و صادقانه است.

در حالی که درمورد خواسته های خود صحبت می­‌کنید و به دیگران احترام می گذارید. این کار به معنای خصمانه بودن، پرخاشگری یا سختگیری نیست. ارتباط موثر همیشه درمورد درک طرف مقابل است، نه پیروزی در یک بحث یا تحمیل کردن نظرات خود به دیگران. برای تاثیرگذاری بیش‌تر لازم است نکات زیر را رعایت کنید:

• برای خود و گزینه های خود ارزش قائل شوید. آنها به اندازه خواسته های دیگران مهم هستند.
• نیازها و خواسته های خود را بشناسید. همچنین بیاموزید که آنها را بدون نقض حقوق دیگران بیان کنید.
• افکار منفی را به روشی مثبت بیان کنید. عصبانی بودن اشکالی ندارد، اما باید احترام خود را حفظ کنید.
• بازخورد مثبت دریافت کنید. تعریف و تمجید ها را با کمال مهربانی بپذیرید، از اشتباهات خود درس بگیرید و در صورت لزوم از افراد کمک بخواهید.
• “نه” گفتن را بیاموزید. محدودیت های خود را بشناسید و اجازه ندهید دیگران از شما سوء استفاده کنند. به دنبال گزینه هایی باشید تا همه از نتیجه آن احساس خوبی داشته باشند.

توسعه تکنیک های ارتباط بیانی

بیان همدلی به شخص مقابل حساسیت را منتقل می‌­کند. ابتدا وضعیت یا احساسات طرف مقابل را بشناسید، سپس نیازها یا نظر خود را بیان کنید. “من می دانم که سرت خیلی شلوغ بوده است، اما می خواهم که برای من هم وقت بگذاری.”

وقتی اولین تلاش های شما موفقیت آمیز نباشد، می توان بیان فزاینده را به کار گرفت. با پیشرفت زمان، شما به طور فزاینده ای قوی می شوید و در صورت برآورده نشدن نیازهایتان می توانید عواقب را شرح دهید. به عنوان مثال “اگر به قرارداد عمل نکنید، مجبور به پیگیری قانونی خواهم شد.”

برای تقویت اعتماد به نفس خود، ابراز وجود را در شرایط کم خطر تمرین کنید. یا از دوستان یا خانواده خود بپرسید که آیا می توانید ابتدا تکنیک های ابراز وجود را بر روی آنها تمرین کنید یا خیر.

در این مطلب به بررسی نکات مربوط به برقراری ارتباط موثر پرداختیم. برای کسب اطلاعات در این زمینه بهتر است از راهنمایی‌های بهترین دکتر روانشناس یا بهترین دکتر روانپزشک بهره بگیرید. برای رزرو آنلاین نوبت می‌توانید از طریق درمانکده اقدام کنید. کسب اطلاعات اعم از شماره تلفن و آدرس مطلب روانشناسان برجسته نیز در سایت درمانکده موجود است.

منبع : Help Guide